про твої права

Відправляємо працівника у відрядження: покрокове керівництво

Простоправо розповідає про порядок оформлення відрядження в Україні. У нашій статті ви знайдете зразок наказу про відрядження та звіту, дізнаєтеся, як правильно рахувати дні відрядження, чи потрібно оформляти посвідчення про відрядження.


Короткий зміст і посилання по темі

  1. Що таке відрядження?
  2. Обмеження при направленні працівника у відрядження
  3. Документальне оформлення відрядження
  4. Зразок наказу про відрядження:
  5. Витрати на відрядження. Звіт про відрядження
  6. Управління персоналом на підприємстві

Що таке відрядження?

Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв'язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства).

Працівники мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв'язку зі службовими відрядженнями.

Працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати з найму житлового приміщення в порядку і розмірах, що встановлюються законодавством.

За відрядженими працівниками зберігаються протягом усього часу відрядження місце роботи (посада). Працівникам, які направлені у службове відрядження, оплата праці за виконану роботу здійснюється відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, і розмір такої оплати праці не може бути нижчим від середнього заробітку.

Обмеження при направленні працівника у відрядження

Не допускається направлення у відрядження вагітних жінок і жінок, які мають дітей до 3 років (ст.176 Кодексу законів про працю).

Жінки, що мають дітей у віці від трьох до чотирнадцяти років або дітей-інвалідів, не можуть направлятися у відрядження без їх згоди (ст.177 Кодексу законів про працю).

Гарантії, встановлені статтями 176, 177 Кодексу, поширюються також на батьків, які виховують дітей без матері (в тому числі в разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі), а також на опікунів (піклувальників), одного з прийомних батьків, одного з батьків-вихователів .

Нагадаємо, що порушення вимог законодавства про працю тягнуть за собою накладення штрафу на посадових осіб підприємств, установ і організацій незалежно від форми власності та громадян - суб'єктів підприємницької діяльності від тридцяти до ста неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (ч.1 ст.41 Кодексу України про адміністративні порушення) .

Повторне протягом року вчинення порушення, передбаченого частиною першою статті 41 КУпАП, за яке особу вже було піддано адміністративному стягненню, або ті самі дії, вчинені щодо неповнолітнього, вагітної жінки, самотнього батька, матері або особи, яка їх замінює і виховує дитину у віці до 14 років або дитину-інваліда, - тягне за собою накладення штрафу на посадових осіб підприємств, установ і організацій незалежно від форми власності та громадян - суб'єктів підприємницької діяльності від ста про трьохсот неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

Документальне оформлення відрядження

Відправляючи працівника в службове відрядження, слід:

  • оформити наказ про відрядження;
  • оформити посвідчення про відрядження (Наказом Міністерства фінансів України «Про визнання таким, що втратив чинність, наказу Державної податкової адміністрації України від 28.07.1997 року № 260» від 21.06.2011 № 738 було скасовано форма посвідчення про відрядження, тому на сьогоднішній день його оформляти не обов'язково);
  • оформити довідку-розрахунок авансу на відрядження;
  • видати працівникові аванс згідно з довідкою-розрахунком;
  • зареєструвати відрядження в Журналі реєстрації відряджень.

По прибуттю з відрядження працівник оформлює Звіт про використання коштів, виданих на відрядження, або під звіт.

У наказі про відрядження повинні бути вказані: - прізвище, ім'я та по батькові відрядженого, його професія (посада), структурний підрозділ; - місце призначення (країна, місто, підприємство, куди відряджається працівник) - термін відрядження (дата її початку і закінчення) - мета відрядження і підстава (службове завдання або інший документ).

Зразок наказу про відрядження:


(назва підприємства)

 

 

Наказ (розпорядження) №  

(про відрядження)

 

 

м.

 

(дата видання наказу)

 

(місце видання наказу)

 

 

 

 

Відрядити

 

(посада)

 

(прізвище, ім'я, по батькові)

до

 

(пункт призначення: місто, район, область,

 

підприємство/установа/організація)

з

 

20

 

р. по

 

20

 

р. з метою

 

 

 

(мета відрядження)

 

 

 

 

 

 

(посада керівника)

 

(ініціали, прізвище)

 

(підпис)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Витрати на відрядження. Звіт про відрядження

Згідно п.170.9 ст.170 ПКУ не є доходом платника податків - фізичної особи, яка перебуває в трудових відносинах зі своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому в установленому законодавством порядку витрат в межах фактичних витрат, а саме на проїзд (в тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті), оплату вартості проживання в готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чистка, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень, оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в'їзд (віз), обов'язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв'язку зі здійсненням таких витрат.

Зазначені витрати не є об'єктом оподаткування податком на прибуток та військовим збором лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), в тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона, якщо його обов'язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту, і розрахункових документів про їх придбання за всіма видами транспорту, в тому числі чартерних рейсів, рахунків, отриманих з готелів (мотелей) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, в тому числі бронювання місць у місцях проживання, страхових полісів тощо.

Чи включаються до оподатковуваного доходу вартість алкогольних напоїв і тютюнових виробів, суми "чайових", за винятком випадків, коли суми таких "чайових" включаються до рахунку згідно із законами країни перебування, а також плата за видовищні заходи.

До оподатковуваного доходу не включаються також витрати, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), понесені у зв'язку з таким відрядженням у межах території України, але не більше:

  • 0,1 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження (417,30 грн. В 2019 році),
  • для відряджень за кордон - не вище 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим Національним банком України, у розрахунку за кожний такий день.

Сума добових визначається в разі відрядження:

  • в межах України та країн, в'їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в'їзд), - згідно з наказом про відрядження та відповідних первинних документів;
  • в країни, в'їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в'їзд), - згідно з наказом про відрядження при наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання і / або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

При відсутності зазначених відповідних підтвердних документів сума добових включається до оподатковуваного доходу платника податку.

Будь-які витрати не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв'язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця / сторони, що відряджає, зокрема (але не виключно) таких: запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця / сторони, що відряджає; укладеного договору або контракту; інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь особи, яка відряджена в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця / сторони, що відряджає.

Якщо згідно із законами країни відрядження або країн, територією яких здійснюється транзитний рух до країни відрядження, обов'язково необхідно здійснити страхування життя або здоров'я відрядженого особи чи її цивільної відповідальності (у разі використання транспортних засобів), то витрати на таке страхування не включаються до оподатковуваного доходу платника податку .

Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, подається за формою, встановленою центральним органом виконавчої влади, який забезпечує формування та реалізує державну фінансову політику, до закінчення п'ятого банківського дня, наступного за днем, в якому платник податку завершує таке відрядження.

За наявності надміру витрачених коштів їх сума повертається платником податку в касу або зараховується на банківський рахунок особи, що їх видала, до або під час подання зазначеного звіту.

Податковим агентом платника податку при оподаткуванні суми, виданої платнику податку під звіт та не повернутої ним протягом встановленого терміну, є особа, яка видала таку суму, в сумі, що перевищує суму витрат платника податку на відрядження.





Хочете отримувати повідомлення на ваш email, коли ми опублікуємо нові статті?

також стежити за оновленнями сайту можна в Facebook Instagram Twitter Viber Telegram

Горячие предложения

Кредиты на карту

более 30 онлайн-сервисов!

Ставка - от 0.01%

Срок - до 180 дней

Сумма - до 20 000 грн.

Документы - паспорт и код

Bookeeper

295 грн. в месяц

Онлайн бухгалтерия

для ФОП и малого бизнеса

первые 30 дней бесплатно!

Корисні статті з даної тематики