Порядок ведення трудових книжок в Україні

Незважаючи на те, що багато хто вважає трудову книжку пережитком радянського минулого, без неї просто неможливо влаштуватися на роботу. Трудову книжку не скасували. На кого і ким ведеться трудова книжка, які відомості туди заносяться, де вона повинна зберігатися і хто відповідальний за ведення трудових книжок, як правильно зробити запис у трудовій книжці, як відновити її - відповіді на ці та інші актуальні питання, інструкцію з оформлення та заповнення дізнавався prostopravo.com.ua.

Короткий зміст і посилання по темі

  1. Поняття трудової книжки
  2. У трудову книжку вносяться:
  3. Як заповнювати трудову книжку?
  4. Виправлення в трудовій книжці
  5. Занесення в трудову книжку відомостей про працівника
  6. Внесення до трудової книжки відомостей про роботу
  7. Заповнення трудової книжки при звільненні
  8. Вкладиш до трудової книжки
  9. Як відновити трудову книжку (дублікат трудової книжки)
  10. Зразок бланка трудової книжки

Поняття трудової книжки

Порядок ведення трудових книжок в Україні регулюється Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників N 58 від 29.07.93, затвердженою Наказом Міністерства праці, Міністерства юстиції, Міністерства соціального захисту населення.

Перш за все, трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника.

Трудові книжки ведуться на всіх працівників, незалежно від форми власності підприємства, які працювали понад 5 днів, в тому числі на сезонних і тимчасових працівників.

Трудові книжки ведуться також на позаштатних працівників за умови, якщо вони підлягають загальнообов'язковому державному соціальному страхуванню.

На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи.

При надходженні на роботу працівник зобов'язаний пред'являти адміністрації підприємства, установи, організації трудову книжку, оформлену в установленому порядку.Прийом на роботу без трудової книжки не допускається!

Заповнення трудової книжки вперше провадиться адміністрацією підприємства, установи, організації в присутності працівника не пізніше 5 днів, після прийняття його на роботу.Відомості про працівника завіряються підписом спеціально уповноваженої особи і печаткою.

У трудову книжку вносяться:

  • відомості про працівника: прізвище, ім'я, по батькові, дата народження, освіта, професія, спеціальність;
  • відомості про роботу: прийом на роботу, переведення на іншу роботу, звільнення.Записи про найменування роботи або посади, на які прийнято працівника, здійснюються: для робітників відповідно до найменувань професій, зазначених в Єдиному тарифно-кваліфікаційному довіднику робіт і професій робітників;для службовців відповідно до найменування посад, зазначених в Єдиній номенклатурі посад службовців, або відповідно до штатного розкладу;
  • відомості про нагородження і заохочення: нагородження орденами і медалями, присвоєння почесних звань;нагородження та заохочення за успіхи в роботі, передбачені правилами внутрішнього трудового розпорядку і статутами про дисципліну;інші заохочення відповідно до чинного законодавства;
  • відомості про відкриття, на які видані дипломи, про використані винаходи і раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв'язку з цим винагороди.

Стягнення до трудової книжки не заносяться.

З кожним записом, що вноситься в трудову книжку, про призначення, переміщення і звільнення приватний підприємець зобов'язаний ознайомити власника цієї книжки.

В день звільнення трудова книжка повинна бути видана працівникові.Записи про причини звільнення повинні здійснюватися в трудовій книжці в точній відповідності з формулюваннями чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю і пункт закону.

При розірванні трудового договору з ініціативи працівника або службовця у зв'язку з хворобою, інвалідністю, виходом на пенсію, зарахуванням у вищий або середній спеціальний навчальний заклад або в аспірантуру і з інших причин, з якими законодавство пов'язує надання певних пільг і переваг, запис про звільнення вноситься в трудову книжку із зазначенням цих причин.

У тих випадках, коли в трудовій книжці заповнені всі сторінки відповідних розділів, трудова книжка доповнюється вкладкою.

Трудові книжки зберігаються у адміністрації підприємства, установи, організації як бланки суворої звітності, а при звільненні робітника або службовця видаються йому на руки.

При звільненні робітника або службовця всі записи про роботу, нагородження та заохочення, внесені в трудову книжку за час роботи на даному підприємстві, в установі, організації, засвідчуються підписом керівника підприємства, установи, організації або спеціально уповноваженої ним особи і печаткою.

Особа, яка загубила трудову книжку, зобов'язана негайно заявити про це адміністрації за місцем останньої роботи.Не пізніше 15 днів після заяви адміністрація видає працівникові іншу трудову книжку з написом "Дублікат".

Відповідальність за організацію робіт з ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації.Відповідальність за своєчасне та правильне заповнення трудових книжок, за їх облік, зберігання і видачу несе спеціально уповноважена особа, призначена наказом (розпорядженням) керівника підприємства, установи, організації.

За порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, а в передбачених законом випадках і іншу відповідальність.

Як заповнювати трудову книжку?

Записи в трудовій книжці при звільненні або переведенні на іншу роботу повинні проводитися в точній відповідності з формулюванням чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю, пункт закону.

Всі записи в трудовій книжці про прийом на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться власником або уповноваженим ним органом після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого терміну, а при звільненні - в день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження).

Записи виконуються арабськими цифрами (число і місяць двозначними).Наприклад, якщо працівник прийнятий на роботу 5 січня 2019, в графі 2 трудової книжки записується "05.01.2019".

Записи виконуються акуратно, ручкою кульковою або з пером, чорнилом чорного, синього або фіолетового кольорів, і завіряються печаткою: запис про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення.

З кожним записом, що заноситься до трудової книжки на підставі наказу (розпорядження) про призначення на роботу, переведення і звільнення власник або уповноважений ним орган зобов'язаний ознайомити працівника під розписку в особистій картці, в якій повинен повторюватися відповідний запис з трудової книжки (вкладиша).

Міністерства і відомства за погодженням з відповідними галузевими профспілками можуть, як виняток, дозволити підприємствам, що працюють в умовах територіальної роз'єднаності (підлеглі структурні підрозділи розташовані на великій відстані), проводити ознайомлення з записами, внесеними в трудову книжку, в заочному порядку шляхом направлення власникам книжок відповідних повідомлень з наступною відміткою про це в особистій картці.

Виправлення в трудовій книжці

У разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення, а також про нагородження та заохочення тощо, виправлення виконується власником або уповноваженим ним органом, де було зроблено відповідний запис.У разі необхідності власник або уповноважений ним орган видає працівникам на їх прохання завірені виписки з трудових книжок відомостей про роботу.

Якщо підприємство, яке зробило неправильний або неточний запис, ліквідоване, відповідний запис робиться правонаступником і засвідчується печаткою, а в разі його відсутності - вищестоящою організацією, якій було підпорядковане підприємство, а в разі її відсутності - облархівом, держархівом Києва, держархівом Севастополя і держархівом при раді Міністрів Криму.

Виправлені відомості про роботу, про переведення на іншу роботу, про нагородження та заохочення та інші повинні повністю відповідати оригіналу наказу або розпорядження.

У разі втрати наказу чи розпорядження або невідповідності їх фактично виконуваній роботі виправлення відомостей про роботу здійснюється на основі інших документів, що підтверджують виконання робіт, не зазначених у трудовій книжці.

Показання свідків не можуть бути підставою для виправлення занесених раніше записів.

У розділі "Відомості про роботу", "Відомості про нагородження", "Відомості про заохочення" трудової книжки (вкладиша) закреслення раніше внесених неточних або неправильних записів не допускається.

У разі необхідності, наприклад, зміни запису відомостей про роботу після зазначення відповідного порядкового номера, дати внесення запису в графі 3 пишеться: "Запис за N таким-тонедійсний ". Прийнято за такою-то професією (посадою) і у графі 4 повторюються дата і номер наказу (розпорядження) власника або уповноваженого ним органу, запис з якого неправильно внесений до трудової книжки.

У такому ж порядку визнається недійсним запис про звільнення і переведення на іншу постійну роботу у разі незаконного звільнення або переведення, установленого органом, що розглядає трудові спори, і поновлення на попередній роботі або зміни формулювання причини звільнення.Наприклад, пишеться: "Запис за N таким-то є недійсним, поновлений на попередній роботі".При зміні формулювання причини звільнення пишеться: "Запис за

N таким-то є недійсним "звільнений ... і зазначається нове формулювання.

У графі 4 в цьому випадку робиться посилання на наказ про поновлення на роботі або зміну формулювання причини звільнення.

При наявності в трудовій книжці запису про звільнення або переведення на іншу роботу, надалі визнаної недійсною, на прохання працівника видається "Дублікат" трудової книжки без внесення до неї запису, який визнано недійсним.

Занесення в трудову книжку відомостей про працівника

Відомості про працівника записуються на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки.Прізвище, ім'я та по батькові (повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами) і дата народження вказуються на підставі паспорта або свідоцтва про народження.

Після зазначення дати заповнення трудової книжки працівник своїм підписом завіряє правильність внесених відомостей.

Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує особа, відповідальна за видачу трудових книжок, і після цього ставиться печатка підприємства (або печатка відділу кадрів), на якому вперше заповнювалася трудова книжка.

Зміна записів у трудових книжках про прізвище, ім'я, по батькові і дату народження виконується власником або уповноваженим ним органом за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, імені та по батькові і т .п.) і з посиланням на номер і дату цих документів.

Зазначені зміни вносяться на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки.Однією рискою закреслюється, наприклад, колишнє прізвище або ім'я, по батькові, дата народження і записуються нові дані з посиланням на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки і завіряються підписом керівника підприємства або печаткою відділу кадрів.

Внесення до трудової книжки відомостей про роботу

У графі 3 розділу "Відомості про роботу" як заголовок пишеться повне найменування підприємства.

Під цим заголовком у графі 1 ставиться порядковий номер запису, в графі 2 зазначається дата прийняття на роботу.

У графі 3 пишеться: "прийнятий або призначений в такий-то цех, відділ, підрозділ, на ділянку, виробництво" із зазначенням його конкретного найменування, а також роботи, професії або посади і розряду, що присвоєно.Записи про найменування роботи, професії або посади на яку прийнятий працівник, виконуються для робітників та службовців відповідно до найменування професій і посад, зазначених у «Класифікаторі професій».

Якщо працівник має право на пенсію за віком на пільгових умовах, запис у трудовій книжці робиться на підставі наказу, виданого за результатами атестації робочих місць, і має відповідати найменуванню Списків виробництв, робіт, професій, посад і показників, що дають право на пільгове пенсійне забезпечення.

Показники, зазначені в цих Списках обов'язково повинні бути підтверджені в карті оцінки умов праці робочого місця за результатами атестації і можуть записуватись у дужках.

Робота за сумісництвом, яка оформлена в установленому порядку, в трудовій книжці зазначається в окремому порядку.Запис відомостей про роботу за сумісництвом провадиться за бажанням працівника власником або уповноваженим ним органом.

Переведення працівника на іншу постійну роботу на тому ж підприємстві оформлюється в такому ж порядку, як і прийом на роботу.

Якщо за час роботи працівника назва підприємства змінюється, то про це окремим порядком у графі 3 трудової книжки робиться запис: "Підприємство таке-то з такого-то числа перейменоване в таке-то", а в графі 4 проставляється підстава перейменування - наказ (розпорядження ), його дата і номер.

Для студентів, слухачів курсів, учнів, аспірантів та клінічних ординаторів, які мають трудові книжки, навчальний заклад (наукова установа) вносить записи про час навчання на денних відділеннях (у тому числі підготовчих) вищих навчальних закладів.

Підставою для таких записів є накази навчального закладу (наукової установи) про зарахування на навчання та про відрахування з числа студентів, учнів, аспірантів, клінічних ординаторів.

Період роботи зазначених студентів, учнів, аспірантів та клінічних ординаторів у студентських таборах, при проходженні виробничої практики і при виконанні науково-дослідної госпдоговірної тематики і при проходженні стажування підтверджується відповідною довідкою із зазначенням спеціальності, кваліфікації, посади та часу роботи.На підставі цих довідок навчальні заклади (наукові установи) забезпечують занесення до трудових книжок студентів, учнів, аспірантів та клінічних ординаторів відомостей про роботу та стажування згідно отриманих даних.Довідки зберігаються в особистих справах зазначених осіб, як документи суворої звітності.

Трудові книжки працівників, які працюють на умовах трудового договору у фізичних осіб - суб'єктів підприємницької діяльності без створення юридичної особи з правом найму, та фізичних осіб, які використовують найману працю, пов'язану з наданням послуг (кухарі, няньки, водії тощо), зберігаються безпосередньо у працівників.

Фізичні особи роблять записи до трудових книжок працівників про прийняття на роботу та звільнення з роботи відповідно до укладених з працівниками письмових трудових договорів, зареєстрованих в установленому порядку в державній службі зайнятості.При прийомі на роботу вноситься запис: "Прийнятий на роботу (далі вказується професійна характеристика робіт) за трудовим договором

(Вказуються дата і номер договору), зареєстрованим у державній службі зайнятості (зазначається повна назва центру зайнятості), при цьому в графі 4 вказується, на підставі чого внесено запис (Дата і номер реєстрації трудового договору державною службою зайнятості: "трудовий договір (номер) , зареєстрований (дата) "), а при звільненні - запис:" Звільнений з роботи (далі зазначається підстава звільнення з посиланням на відповідні статті КЗпП України) ", при цьому в графі 4 вказується дата зняття трудового договору з реєстрації державною службою зайнятості: "Трудовий договір (номер) знято з реєстрації (дата)".

Внесені фізичною особою до трудових книжок записи підтверджуються підписом посадової особи органу державної служби зайнятості, незалежно від місця реєстрації трудового договору, і засвідчуються його печаткою.

Заповнення трудової книжки при звільненні

Записи про причини звільнення в трудовій книжці повинні проводитись у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства із посиланням на відповідну статтю, пункт закону.Наприклад, "Звільнений у зв'язку з прогулом без поважних причин, п.4 ст.40 КЗпП України".

При розірванні трудового договору з ініціативи працівника з причин, з якими законодавство пов'язує надання певних пільг і переваг, запис про звільнення вноситься до трудової книжки із зазначенням цих причин.Наприклад, "Звільнений за власним бажанням" у зв'язку із зарахуванням до вищого навчального закладу, ст.38 КЗпП України ".

Запис про звільнення в трудовій книжці працівника провадиться з додержанням таких правил: у графі 1 ставиться порядковий номер запису;в графі 2 - дата звільнення;в графі 3 - причина звільнення;в графі 4 вказується на підставі чого внесено запис, наказ (розпорядження), його дата і номер.Днем звільнення вважається останній день роботи.

У разі переведення з одного підприємства на інше за погодженням між керівниками підприємств у графі 3 записується посилання на погодження: "Звільнений у зв'язку з переведенням роботу в таке-то підприємство, п.5 ст.36 КЗпП України".

У разі переходу на виборну посаду в графі 3 робиться запис: "Звільнений у зв'язку з обранням на виборну посаду в таку-то організацію, п.5 ст.36 КЗпП України".

У разі розірвання трудового договору з ініціативи власника або уповноваженого ним органу в зв'язку із здійсненням заходів щодо вдосконалення організації управління промисловістю та іншими галузями народного господарства, крім підстав, передбачених чинним законодавством, робиться посилання на відповідне рішення Уряду України.Наприклад, в графі 3 записується "Звільнено за скороченням штатів (чисельності) працівників, п.1 ст.40 КЗпП України" і далі в дужках вказується відповідна постанова Кабінету Міністрів України.

У разі призначення пенсії за віком, пенсії за вислугу років, у трудовій книжці органами соціального забезпечення ставиться штамп "Пенсію призначено".Штамп ставиться у розділі "Відомості про призначення пенсії".

Вкладиш до трудової книжки

У тому випадку, коли в трудовій книжці заповнені всі сторінки відповідних розділів, вона доповнюється вкладишем.Вкладиш вшивається в трудову книжку, заповнюється і ведеться власником або уповноваженим ним органом за місцем роботи працівника у такому ж порядку, що і трудова книжка.Вкладиш без трудової книжки недійсний.

Про кожний виданий вкладиш на першій сторінці (титульний аркуш) трудової книжки зверху ставиться штамп розміром 10х25 мм з написом "Виданий вкладиш" і тут же зазначаються серія та номер вкладиша.При кожній наступній його видачі має вноситися другий штамп і зазначатися серія і номер вкладиша.

У разі необхідності доповнення трудової книжки вкладишем видається вкладиш нового зразка незалежно від того, яку трудову книжку має працівник (нового чи раніш установленого 1938 і 1974 зразків).

Як відновити трудову книжку (дублікат трудової книжки)

Особа, яка загубила трудову книжку (вкладиш до неї), зобов'язана негайно заявити про це власнику або уповноваженому ним органу за місцем останньої роботи.Не пізніше 15 днів після заяви, а в разі ускладнення в інші строки власник або уповноважений ним орган видає працівнику іншу трудову книжку або вкладиш до неї (нових зразків) з написом "Дублікат" в правому верхньому кутку першої сторінки.

Дублікат трудової книжки або вкладиш до неї заповнюється за загальними правилами.У розділи "Відомості про роботу", "Відомості про нагородження" і "Відомості про заохочення" при заповненні дубліката вносяться записи про роботу, а також про нагородження і заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень).

Якщо працівник до влаштування на це підприємство вже працював, то при заповненні дубліката трудової книжки в розділ "Відомості про роботу" в графу 3 спочатку вноситься запис про загальний стаж його роботи до надходження на підприємство, який підтверджується документами.

Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, в які періоди часу і на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.

Після цього загальний стаж, підтверджений належно оформленими документами, записується по окремих періодах роботи в такому порядку: у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу;в графі 3 пишеться найменування підприємства, де працював працівник, а також цех (відділ) і посада (робота), на яку було прийнято працівника.Запис в дублікаті трудової книжки відомостей про роботу за сумісництвом та за суміщенням професій провадиться за бажанням працівника.

Якщо з поданих документів видно, що працівник переводився на іншу постійну роботу на тому ж підприємстві, то про це робиться відповідний запис.

Після цього в графі 2 записується дата звільнення, а в графі 3 - причина звільнення, якщо у поданому працівником документі є такі дані.

У тому випадку, коли документи не містять повністю зазначених вище даних про роботу в минулому, в дублікат трудової книжки вносяться тільки ті дані, які є в документах.

У графі 4 вказується найменування, дата і номер документа, на підставі якого проведено відповідні записи в дублікаті.

Документи, що підтверджують стаж роботи, повертаються їх власнику.

Власник або уповноважений ним орган зобов'язаний сприяти працівникові в одержанні документів, які підтверджують стаж його роботи, що передував влаштуванню на підприємство.

Якщо трудова книжка (вкладиш до неї) стала непридатною (обгоріла, розірвана, забруднена і т.д.), то власник або уповноважений ним орган за останнім місцем роботи видає працівнику дублікат трудової книжки (вкладиш до неї).

При цьому на першій сторінці трудової книжки, що стала непридатною, робиться напис "Замість видано дублікат", а книжка повертається її власнику.При працевлаштуванні на нове місце роботи працівник зобов'язаний пред'явити дублікат трудової книжки.

Дублікат трудової книжки також може бути виданий за новим місцем роботи у зв'язку з відсутністю доступу до трудової книжки працівника внаслідок надзвичайної ситуації, передбаченої Кодексом цивільного захисту України, або проведення антитерористичної операції на території, де працював працівник.

Дублікат видається на підставі заяви працівника та отриманої ним в письмовому вигляді інформації зі штабу по ліквідації наслідків надзвичайної ситуації про виникнення надзвичайної ситуації або Антитерористичного центру при Службі безпеки України про проведення антитерористичної операції на території, де працював працівник, надається в довільній формі.

У разі відновлення доступу до трудової книжки записи з дубліката про періоди роботи переносяться в трудову книжку.При цьому на першій сторінці дубліката робиться напис: "Дублікат анульований", завіряється печаткою роботодавця за останнім місцем роботи працівника і дублікат повертається його власнику.

Зразок бланка трудової книжки

 

ЗАТВЕРДЖЕНО
постановою Кабінету Міністрів України
від 27 квітня 1993 р. № 301

{На зміну зразка трудової книжки установлено, що колонцифри проставляються на всіх сторінках трудової книжки, а серія і номер - на сторінках 1, 4, 5, 8, 57, 60, 61, 64, згідно з Постановою КМ № 131 від 02.03.94}

Зразок

ГЕРБ УКРАЇНИ

ТРУДОВА

КНИЖКА

 Сторінка 1 ГербУкраїни                                                              ТРУДОВА КНИЖКА СЕРІЯ ......... № Прізвище _______________________________________________________________________  _______________________________________________________________________  _______________________________________________________________________  _______________________________________________________________________Ім'я           _______________________________________________________________________По батькові _____________________________________________________________________Дата народження ________________________________________________________________
                                                                            (число, місяць, рік)  Дата заповнення "     "___________________19____р. Підпис власника книжки ________________________  

М.П.

Підпис особи, відповідальної за видачу трудових книжок_______________________________
(розбірливо)

  
Сторінка 2-17(8 розворотів) ВІДОМОСТІ ПРО РОБОТУ Серія і номер* 


запису

Дата

Відомості про прийом на роботу, переведення на іншу роботу і звільнення (із зазначенням причин і посиланням на статтю, пункт закону)

На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер)

число

місяць

рік

1

2

3

4

 

 

 

 

 

 

  Сторінка 18-21(2 розвороти) ВІДОМОСТІ ПРО НАГОРОДЖЕННЯ 


запису

Дата

Відомості про нагородження орденами і медалями, присвоєння почесних звань

На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер)

число

місяць

рік

1

2

3

4

 

 

 

 

 

 

 __________* Серія і номер зазначаються на одній з чотирьох сторінок кожного розгорнутого листа трудової книжки.  Сторінка 22-29(4 розвороти) ВІДОМОСТІ ПРО ЗАОХОЧЕННЯ 


запису

Дата

Відомості про заохочення, пов'язані з роботою на підприємстві, в установі або організації

На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер)

число

місяць

рік

1

2

3

4

 

 

 

 

 

 

   Сторінка 30-31(1 розворот) ВІДОМОСТІ ПРО ПРИЗНАЧЕННЯ ПЕНСІЇ________________________________________________________________________________ 

 

 



Советы юристов для граждан и бизнеса на ваш e-mail!




Корисні статті з даної тематики