Повідомлення про прийняття на роботу

Зміст

1. Як правильно заповнити повідомлення
2. Приклад заповнення повідомлення (на основі шаблону)
3. Часті запитання (FAQ)
   • Коли потрібно подавати повідомлення?
   • Як подати повідомлення?
   • Чи потрібно подавати повідомлення на сумісників?
   • Чи подається повідомлення при укладенні цивільно-правового договору?
   • Що робити, якщо допустили помилку?
   • Яка відповідальність за відсутність повідомлення?

Повідомлення про прийняття працівника на роботу — це обов’язковий документ, який подає роботодавець до територіальних органів ДПС до початку роботи працівника. Без цього повідомлення допуск працівника до роботи вважається порушенням трудового законодавства, за яке передбачено штраф.

Як правильно заповнити повідомлення

1. Тип повідомлення – оберіть:
• початкове – коли працівник приймається вперше,
• скасовуюче – якщо потрібно виправити помилку у поданому повідомленні.
2. Код ЄДРПОУ або РНОКПП страхувальника – для юросіб вказується код ЄДРПОУ, для ФОП – реєстраційний номер облікової картки платника податків.
3. Найменування/ПІБ страхувальника – для компанії пишемо повну назву, для ФОП – прізвище, ім’я та по батькові.
4. Порядковий номер запису – ведеться у хронологічному порядку для кожного працівника.
5. Категорія особи – зазначаємо відповідний код:
• 1 – наймані працівники за основним місцем роботи,
• 2 – працівники за сумісництвом,
• 3 – гіг-спеціалісти,
• 4 – виконавці за ЦПД.
6. Дані працівника – РНОКПП (або паспортні дані), ПІБ, за наявності — унікальний номер у демографічному реєстрі.
7. Наказ про прийняття на роботу – вказуємо номер і дату наказу.
8. Дата початку роботи – дуже важливо: саме ця дата має збігатися з наказом і не може бути ранішою за дату подання повідомлення до ДПС.
9. Підпис керівника та бухгалтера – у паперовій формі обов’язково, при подачі електронною формою — накладається КЕП.

Приклад заповнення повідомлення (на основі шаблону)

Додаток
до постанови Кабінету Міністрів України
від 17 червня 2015 р. № 413
(в редакції постанови Кабінету Міністрів України
від 28 грудня 2021 р. № 1392)

№ аркуша повідомлення _______

ПОВІДОМЛЕННЯ
про прийняття працівника на роботу/укладення гіг-контракту

12. Дата формування повідомлення у страхувальника

__________
* Серія (за наявності) та номер паспорта зазначаються для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідному контролюючому органу і мають відмітку у паспорті.
** Категорія особи: 1 - наймані працівники за основним місцем роботи; 2 - працівники за сумісництвом; 3 - гіг-спеціалісти за гіг-контрактом; 4 - особи на підставі цивільно-правових договорів.
*** Не заповнюється у разі укладення гіг-контракту/цивільно-правового договору.

13. Керівник (уповноважена особа)

14. Головний бухгалтер (особа, відповідальна за ведення бухгалтерського обліку)

{Додаток в редакції Постанови КМ № 1392 від 28.12.2021; із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 835 від 26.07.2022}

Приклад заповненого повідомлення

№ аркуша повідомлення: 1

Тип повідомлення: ☑ початкове

Код згідно з ЄДРПОУ: 12345678

Найменування страхувальника: ТОВ «Будсервіс»

Дата формування повідомлення: 01.09.2025

Керівник: Іваненко Сергій Петрович
Головний бухгалтер: Сидоренко Наталія Олександрівна

Часті запитання (FAQ)

Коли потрібно подавати повідомлення?

До початку роботи працівника, але не пізніше дня фактичного допуску.

Як подати повідомлення?

• через електронний кабінет платника податків з КЕП, Ідентифікатор форми: J(F)3001005. Форма доступна в Електронному кабінеті з 1 травня 2025 року.
• у паперовій формі — особисто або поштою до органу ДПС.

Чи потрібно подавати повідомлення на сумісників?

Так, категорія «2».

Чи подається повідомлення при укладенні цивільно-правового договору?

Ні.

Що робити, якщо допустили помилку?

Потрібно подати скасовуюче повідомлення з правильними даними.

Яка відповідальність за відсутність повідомлення?

Штраф для роботодавця — 10 мінімальних зарплат за кожного працівника, допущеного без повідомлення (ст. 265 КЗпП України).