Оцифрування трудових книжок до 10 червня 2026

Куди звертатися?

З прийняттям Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» в 2021 році, облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування у порядку, визначеному Законом України "Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування".

Паперова трудова книжка ведеться лише на вимогу працівника. Так, на вимогу працівника, який вперше приймається на роботу, трудова книжка оформляється роботодавцем в обов’язковому порядку не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу.

Власник або уповноважений ним орган на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.

Перехідними положеннями закону було встановлено, що включення Пенсійним фондом України до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників здійснюється протягом п’яти років з дня набрання чинності цим Законом на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою у порядку та строки, встановлені Пенсійним фондом України за погодженням із центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері соціального захисту населення, та центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері трудових відносин.

Після завершення цих робіт наявні трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис.

Таким чином, строк перенесення даних про трудову діяльність працівника з паперової трудової книжки до реєстру Пенсійного фонду закінчується 10 червня 2026 року.

Це не означає, що після цієї дати паперові трудові книжки стануть недійсними, або що при зверненні за оформленням пенсії у вас не приймуть паперові документи для підтвердження стажу, проте якщо ви маєте трудовий стаж до 2004 року, краще внести ці дані до реєстру зараз, щоб стаж потім не «загубився».

Оцифрування трудової книжки полягає у скануванні всіх її сторінок та завантаженні в електронному кабінеті застрахованої особи на порталі Пенсійного фонду.

Зробити це може роботодавець або людина самостійно.

Роботодавець сканує трудову книжку працівника та надсилає до ПФУ через вебпортал.

Працівник має дві можливості:

• звернутися з паперовими документами про трудову діяльність/ військову службу/ навчання/ народження дитини тощо до відділення ПФУ, де йому допоможуть відсканувати ці документи;
• самостійно завантажити скан-копії через особистий кабінет на вебпорталі ПФУ, підписавши їх кваліфікованим електронним підписом (КЕП).

Звертаємо увагу, що закон не покладає на роботодавця обов’язок оцифрування трудової книжки працівника, тож вам можуть і відмовити. Тому радимо подбати про передання відомостей до Реєстру застрахованих осіб самостійно, враховуючи те, що зробити це неважко.

Для цього потрібно зайти на портал Пенсійного фонду, авторизуватися у кабінеті застрахованої особи. Далі зліва, у розділі «Комунікації з ПФУ» треба обрати сервіс «Відомості про трудові відносини». Обираємо «Додати запис», далі «Трудова книжка або страховий стаж», додаємо власне скани трудової та за необхідності скани додаткових документів. Підписуємо КЕП, процедура завершена.

Зауважте, що відсканувати потрібно всі сторінки, де є записи про трудову діяльність, причому в кольорі. Якщо у вас дві трудові книжки – скануйте обидві.

Детально як це зробити розказали у ПФУ, відео можна подивитись за посиланням: https://www.youtube.com/watch?v=pfVwNdyDYnI

Відповіді на популярні запитання пенсіонерів

• Які розміри, умови та порядок виплати пенсії дітям-інвалідам
• Які умови виходу на пільгову пенсію в Україні
• Які гарантії і пільги для інвалідів в Україні
• Який порядок оформлення пенсії чорнобильцям в Україні
• Як оформити пенсію переселенцям
• Який порядок оформлення пенсії військовим
• Які основні зміни в оформленні пенсії згідно з пенсійною реформою
• Що входить та як розраховується коефіцієнт стажу для пенсії
• Яким чином здійснюється перерахунок пенсій працюючим пенсіонерам
• Як підтвердити трудовий стаж для призначення пенсії у різний спосіб
• Який порядок виплати допомоги внутрішньо переміщеним особам
• Який розрахунок пенсії за віком в Україні
• Хто має право на виплату тимчасової допомоги
• Що таке недержавне пенсійне страхування
• Як заповнювати довідку форми ОК-7 з Пенсійного фонду для лікарняного
• Як заповнювати довідку про заробітну плату для обчислення пенсії