Лист-відповідь на претензію в Україні

Зміст

1. Поради щодо написання листа-відповіді на претензію:
2. Шаблон і зразок написання листа-відповіді на претензію:
3. FAQ: Поширені питання при написанні листа-відповіді на претензію
   • Які реквізити повинні бути вказані у листі?
   • Як правильно вказати строки оплати за претензією?
   • Як відповідати, якщо претензія не обґрунтована?

Лист-відповідь на претензію є важливою частиною ділового листування, особливо коли йдеться про врегулювання спорів між підприємствами. Ось кілька порад, як правильно скласти такий лист.

Поради щодо написання листа-відповіді на претензію:

1. Точність і чіткість: Лист має бути чітким, точним та лаконічним. У ньому не повинно бути зайвої інформації, що може заплутати ситуацію.
2. Поважний тон: Хоча відповідь на претензію може бути стосовно не найкращих обставин, важливо зберігати ввічливий та професійний тон.
3. Конкретні деталі: Обов'язково вказуйте конкретні дати, номери документів та суми. Це важливо для юридичної значущості листа.
4. Врегулювання ситуації: У листі має бути вказано, як ви плануєте вирішити проблему, зокрема, щодо строків оплати або поставки товару.

Шаблон і зразок написання листа-відповіді на претензію:

Зразок

Вих. №  ___ від _____________20__р.

Директору

Товариства з обмеженою

відповідальністю «________________»

місцезнаходження: м. _________, вул. ______

буд.__________ офіс ________

код ЄДРПОУ __________

п/р ______________ в  АТ «___________»

МФО _____________

ІПН _______________

 «Щодо взаєморозрахунків

за Договором поставки № ___ від _______20__р.»

Направляємо Вам цього листа щоб повідомити Вас про непорозуміння, які виникли між нашими підприємствами, але, як ми сподіваємося, будуть невдовзі врегульовані.

«__» ___________ 20___р. на нашу адресу надійшла претензія (вих. № ___ від ___________20__р.) про оплату заборгованості за Договором № __ від «__» _____20__р. в розмірі ________________ грн. Стосовно отриманої претензії, повідомляємо наступне:

Між ТОВ «________________» (Покупець) та ТОВ «_________» (Постачальник) був укладений Договір поставки № ___ від _________ 20___р.

Як погоджено у п. п. 1.1., 1.2. Договору Постачальник зобов'язується поставити і передати у власність Покупця, а Покупець прийняти та оплатити, продукцію в асортименті, іменовану далі по тексту договору - Товар. Найменування, асортимент, ціна за одиницю Товару вказується Сторонами в Специфікації, яка є невід'ємною частиною цього Договору.

Відповідно до Специфікації № 1 до Договору Ваше Товариство зобов’язалося поставити в строк до _________ 20___р. наступний Товар - ____________ в кількості ___ штук на загальну суму ____________________ грн. (__________________________грн.).

На виконання умов Договору __________20__р. нашим Товариством була сплачена попередня оплата вартості Товару в сумі ____________ грн. Таким чином, зобов’язання нашого Товариства стосовно попередньої оплати Товару виконано у повному обсязі.

Під час виконання Договору з Вашої Сторони були випадки неналежного виконання його умов в частині додержання строків поставки та якості продукції. Від Підрядника, що за нашим замовленням здійснював улаштування території з використанням Вашої продукції, неодноразово надходили зауваження щодо якості Товару. Зауваження полягали у тому, що дорожні плити не достатньо застигли (не є достатньо твердими та міцними), що ставило під загрозу якість та строки виконання підрядних робіт, зрештою призвело до перенесення строків виконання робіт та підвищення вартості робіт з улаштування території.

З цих підстав, ТОВ «________________» здійснить оплату вартості поставленого ТОВ «__________________» Товару по Договору № __ від _________20__р. в розмірі __________________ грн. протягом 30 календарних днів.

Сподіваємося на взаєморозуміння і для подальшої співпраці просимо Вас дотримуватися строків поставки продукції та її якості, які встановлюються  Сторонами умовами Договору.

Директор

ТОВ «___________________»   

Приклад заповненого листа-відповіді    

Вих. № _____ від 01.10.2025 р.

Директору

Товариства з обмеженою відповідальністю «АгроБуд»
місцезнаходження: м. Київ, вул. Шевченка, буд. 10, офіс 5
код ЄДРПОУ 12345678
п/р UA1234567890 в АТ «ПриватБанк»
МФО 300711
ІПН 1234567890

Щодо взаєморозрахунків за Договором поставки № 12 від 01.05.2025 р.

Шановні панове!

Направляємо Вам цього листа, щоб повідомити про непорозуміння, що виникли між нашими підприємствами, які, як ми сподіваємось, будуть врегульовані в найближчий час.

«01.09.2025 р. на нашу адресу надійшла претензія (вих. № 20 від 01.09.2025 р.) щодо несплати заборгованості за Договором № 12 від 01.05.2025 р. в розмірі 50 000 грн.

З приводу отриманої претензії повідомляємо наступне:

Між ТОВ «БудТех» (Покупець) та ТОВ «АгроБуд» (Постачальник) був укладений Договір поставки № 12 від 01.05.2025 р.

Як вказано у п. п. 1.1., 1.2. Договору, Постачальник зобов'язується поставити і передати у власність Покупця, а Покупець прийняти та оплатити продукцію, іменовану далі по тексту договору «Товар». Найменування, асортимент, ціна за одиницю Товару вказується Сторонами в Специфікації, яка є невід'ємною частиною цього Договору.

Відповідно до Специфікації № 1 до Договору Ваше Товариство зобов’язалося поставити в строк до 01.08.2025 р. наступний Товар - цемент марка М500 в кількості 200 тонн на загальну суму 100 000 грн.

На виконання умов Договору 01.07.2025 р. нашим Товариством була сплачена попередня оплата вартості Товару в сумі 50 000 грн. Таким чином, зобов’язання нашого Товариства стосовно попередньої оплати Товару виконано у повному обсязі.

Під час виконання Договору з Вашої сторони мали місце випадки неналежного виконання його умов, зокрема, порушення строків поставки та якості продукції. Від наших підрядників, що використовували Вашу продукцію, неодноразово надходили зауваження щодо якості цементу. Зауваження полягали в тому, що цемент не відповідав необхідним стандартам твердості, що ставило під загрозу якість робіт та терміни виконання. Це, зрештою, призвело до перенесення строків виконання робіт та підвищення вартості робіт з укладання фундаменту.

З цих підстав, ТОВ «БудТех» здійснить оплату вартості поставленого ТОВ «АгроБуд» Товару по Договору № 12 від 01.05.2025 р. в розмірі 50 000 грн протягом 30 календарних днів.

Сподіваємося на взаєморозуміння та просимо Вас надалі суворо дотримуватися строків поставки та вимог щодо якості продукції, як це визначено умовами нашого Договору.

Директор
ТОВ «БудТех»
Петренко Віктор Олексійович

FAQ: Поширені питання при написанні листа-відповіді на претензію

Які реквізити повинні бути вказані у листі?

В листі повинні бути вказані:

• Номер і дата вихідного документа.
• Повна юридична назва компанії та її реквізити (адреса, код ЄДРПОУ, ІПН, банківські реквізити).
• Дата та номер Договору.
• Опис зауважень або проблеми, яка виникла, із конкретними цифрами та фактами.

Як правильно вказати строки оплати за претензією?

Якщо у претензії вказано вимогу про оплату заборгованості, в листі-відповіді потрібно вказати чіткий термін погашення заборгованості, відповідно до договору або з урахуванням обставин.

Як відповідати, якщо претензія не обґрунтована?

Якщо претензія не має підстав, потрібно коректно вказати на цьому факт. Водночас важливо залишити відкритими можливості для вирішення питання мирним шляхом.